Produktivitet

Jag sitter på Webbdagarna i Göteborg. Dag 2. Publiken får en föreläsning av en produktivitetstränare. En PT.

Tips vi fick kring hantering av e-post: När du får ett mail så öppnar du det direkt, läser det och lägger det i din Inbox. När du får en mötesförfrågan läser du det direkt och lägger det i din Inbox. Får du ett fysiskt brev läser du det direkt och lägger i din fysiska Inbox. Jag säger bara: What!? Vad snackar hon om??

Fel fel fel fel fel fel som Brasse hade sagt. Det går ju ut på att öka sin produktivitet. Och hur gör man det bäst? Jo, genom att bli störd så sällan som möjligt. Och vad stör mest? Jo, pling i mailboxen. Stäng av ditt mailprogram. Stäng av notifiering av nya mail. Du kan då jobba ostört hela dagen. Du ska inte läsa varje mail så fort de kommer.

Läs dina mail 2 gånger om dagen

Hur ofta du sen väljer att läsa dina mail ja det är ju upp till dig och din roll i företaget. Kanske får du mail som måste få svar inom en halv dag. Ja då läser du dina mail två gånger om dagen. Kan dina mail vänta till dagen efter så läser du endast en gång om dagen exempelvis kl 16.00 om du planerar att få hem en timme senare och om svaren brukar ta en timme att gå igenom. Du får då en hel dag helt fri från störande pling. Fokusera på ditt arbete och låt dina mail ligga. De ligger snyggt och väntar på dig i din Inbox. Max en gång om dagen är läge för att Kasta, Kategorisera, Svara och Markera som oläst om du måste hantera mailet vid ett senare tillfälle.

Ta det till det extrema

Vill du få ett steg längre, att nå ytterligheten vad det gäller maileffektivitet. Då läser du dina mail max en gång i veckan. Fredag efter lunch. Troligen kan alla mail vänta på svar tills dess så låt dom ligga. Men meddela avsändaren att du har för avsikt att läsa mailet fredag efter lunch. Det gör du enkelt med hjälp av autorespond. Lägg även till i mailet att det går bra att ringa kundtjänst vid akuta ärenden. Då vet avsändaren vad som gäller: att ditt jobb är prioritet ett och att dina mail är prioritet två.

The 4-Hour Workweek

För ytterligare tips om hur du ska effektivisera din arbetsvecka kan jag varmt rekommendera Tim Ferriss bok The 4-Hour Workweek. Som titeln avslöjar går det ut på att minska sin arbetsvecka från 40 timmar till 4 timmar. Möjligen en extrem ambition. Läs boken och få massor av tips hur du effektiviserar dig. Lyssna inte på Inbox-tjejens lösning.